便利だからと、顧客情報や社内資料をそのままAIに入れていないでしょうか。入力の可否は、データの分類、契約と利用設定、送信先、保存期間を確かめて初めて判断できます。本記事では、推進担当と総務が導入前に確認すべき項目を、チェックリスト形式で整理します。

最初に分ける：入れてよい情報・条件つきでよい情報・入れてはいけない情報

判断の出発点は、自社の情報を3つに分けることです。

  • 入れてよい情報：公開済みの情報。自社Webサイトやプレスリリースなど、外部に出ているもの
  • 条件つきでよい情報：社内限定の業務資料。利用するサービスの契約条件と社内ルールを確認したうえで扱うもの
  • 入れてはいけない情報：個人情報、顧客との契約で守秘義務のある情報、認証情報（ID・パスワード）、未公表の経営情報

大切なのは、分類の判断を個人の感覚に任せないことです。「このくらいなら大丈夫」という現場の判断が積み重なると、組織としての線引きが静かに崩れていきます。分類表を1枚作り、迷ったときの相談先まで決めておくことが、実務上の安全策になります。なお、特定のツールやプランが無条件に安全だと言い切ることはできません。本記事の項目は、導入時点で自社の契約条件に照らして確認するためのものです（確認日：2026年11月7日）。

契約と利用設定で確認すること（学習利用の有無を含む）

次に確認するのは、利用するAIサービスの契約と設定です。主な確認点は次のとおりです。

  • 入力したデータが、サービス提供側のモデル学習に利用されるかどうか
  • 学習利用をオフにする設定や、法人向けプランでの扱いの違い
  • データの保存期間と、削除の手続き
  • 無料版・個人向けプランと、法人向けプランで条件がどう違うか

「会社で契約したツールだから安心」と思い込むのも禁物です。同じサービスでもプランや設定によって条件は変わります。契約書と管理画面の設定を、導入時に一度は突き合わせて確認してください。

送信先・アクセス権・保存期間を誰が管理するか

技術的な確認と並んで重要なのが、「誰が管理するか」です。データの送信先（国内か海外か）、社内でそのツールにアクセスできる人の範囲、保存されたデータの管理責任者を決めておきます。

とくにアクセス権は、導入直後よりも運用が広がった後に問題になります。部署異動や退職に伴うアカウントの棚卸しを、定期的な運用に組み込んでおきましょう。管理者が不在のまま利用だけが広がる状態が、最もリスクの高い形です。

事故が起きたときの連絡と検証の手順を先に決める

最後に、誤って入れてはいけない情報を入力してしまった場合の手順を、先に決めておきます。誰に連絡するか、入力内容と時刻をどう記録するか、サービス提供側へ削除を依頼できるか、影響範囲をどう確認するか。事故が起きてから手順を作ると、初動が遅れ、検証も難しくなります。

ルールは「禁止事項の壁」にするのではなく、「安心して使うための土台」として設計するのがコツです。守るべき線引きが明確な会社ほど、現場はAIを積極的に使えるようになります。

持ち帰り：AI入力前チェックリスト

  1. 入力する情報は3分類のどれに当たるか確認したか
  2. 利用サービスの学習利用の有無と、オフ設定を確認したか
  3. 保存期間と削除手続きを把握しているか
  4. 送信先とアクセスできる人の範囲を決めているか
  5. 管理責任者と、事故時の連絡手順が決まっているか

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本稿について

本稿はAOHA LAB編集部の実務知見に基づく解説です（2026年11月時点）。特定の外部文書・調査に依拠した記述ではありません。制度やサービスの最新情報は、各公式発表をご確認ください。本記事の内容は2026年11月時点の公表情報に基づきます。内容は変更される可能性があります。